Rechnung schreiben in Spanien: factura & Verifactu 2026

Eine spanische Rechnung (factura) braucht eine fortlaufende Nummer, Datum, vollständige Daten und Steuernummer von Aussteller und Empfänger, eine Leistungsbeschreibung sowie den getrennt ausgewiesenen Mehrwertsteuersatz und -betrag. Bei Leistungen an Unternehmen kommt oft ein Einkommensteuer-Einbehalt hinzu. Die Pflicht zu manipulationssicherer Software (Verifactu) greift für die meisten erst 2027.

Eine korrekte Rechnung ist in Spanien mehr als eine Formsache. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer nicht abziehen, und bei einer Prüfung wird es unangenehm. Dazu kommen zwei neue Themen, die viele verunsichern: die manipulationssichere Rechnungssoftware (Verifactu) und die geplante Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen. Dieser Artikel erklärt die Pflichtangaben, den richtigen Mehrwertsteuer-Ausweis und ordnet die neuen Pflichten mit ihren aktuellen Fristen ein.

Inhalt

• Pflichtangaben einer spanischen Rechnung
• Vereinfachte Rechnung: wann sie erlaubt ist
• Mehrwertsteuer richtig ausweisen
• Einkommensteuer-Einbehalt auf der Rechnung
• Rechnung an Kunden in der EU (reverse charge)
• Verifactu: manipulationssichere Rechnungssysteme
• Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen
• Frist zur Ausstellung und Aufbewahrung
• Software oder Gestoría?
• FAQ

Pflichtangaben einer spanischen Rechnung

Welche Angaben eine vollständige Rechnung enthalten muss, regelt das Rechnungsverordnungsrecht (Reglamento de Facturación, RD 1619/2012). Diese Angaben gehören auf jede vollständige factura:

• Fortlaufende Nummer, bei Bedarf mit Serie.
• Ausstellungsdatum, bei Abweichung zusätzlich das Leistungsdatum.
• Vollständiger Name oder Firma, Steuernummer (NIF oder CIF) und Anschrift von Aussteller und Empfänger.
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung.
• Bemessungsgrundlage (base imponible), also der Nettobetrag.
• Angewandter Mehrwertsteuersatz (IVA) und der getrennt ausgewiesene Steuerbetrag (cuota).
• Bei Bedarf der Hinweis auf eine Steuerbefreiung oder ein Sonderregime.

Die Frist zur Ausstellung ist geregelt: An Unternehmer und Selbstständige muss die Rechnung vor dem 16. des Monats nach der Leistung ausgestellt sein, an Privatkunden im Moment der Leistung.

Vereinfachte Rechnung (factura simplificada): wann sie erlaubt ist

Für kleine Beträge gibt es die vereinfachte Rechnung (factura simplificada), die frühere Quittung. Sie ist generell bis 400 Euro inklusive Mehrwertsteuer zulässig und in bestimmten Branchen wie Einzelhandel oder Gastronomie bis 3.000 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Die 3.000-Euro-Grenze gilt also nicht allgemein, sondern nur für die im Gesetz aufgezählten Fälle.

Die vereinfachte Rechnung braucht weniger Angaben: Nummer und Datum, Steuernummer und Name des Ausstellers, Leistungsbeschreibung, den Mehrwertsteuersatz und den Gesamtbetrag. Die Daten des Empfängers sind nur nötig, wenn dieser sie für den Vorsteuerabzug verlangt. Wer als Empfänger die Mehrwertsteuer abziehen will, sollte daher eine vollständige Rechnung verlangen.

In bestimmten Fällen ist die vereinfachte Rechnung nicht zulässig, etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei Ausfuhren und bei Umsätzen mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers. Dort ist immer eine vollständige Rechnung nötig.

Mehrwertsteuer richtig ausweisen

In Spanien gelten 2026 drei Mehrwertsteuersätze: der allgemeine Satz von 21 Prozent, der ermäßigte Satz von 10 Prozent und der superermäßigte Satz von 4 Prozent für Grundnahrungsmittel, Bücher und Medikamente. Welcher Satz gilt, hängt von der Leistung ab.

Auf der Rechnung weist du die Bemessungsgrundlage und den Mehrwertsteuerbetrag getrennt aus. Werden Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen abgerechnet, listest du sie getrennt auf. Wie du die eingenommene und gezahlte Mehrwertsteuer anschließend in der Quartals- und Jahreserklärung verrechnest, ist nicht Thema der Rechnung selbst, sondern der Steuererklärung, die im Artikel zur IVA- und IRPF-Quartalserklärung beschrieben ist. Die Sätze können sich jährlich ändern.

Einkommensteuer-Einbehalt auf der Rechnung

Ein für viele aus Deutschland unbekanntes Konzept ist der Einkommensteuer-Einbehalt (retención IRPF) auf der eigenen Rechnung. Wenn du als freiberuflich Tätiger eine Leistung an einen Unternehmer oder eine andere selbstständige Person abrechnest, ziehst du auf der Rechnung einen Teil als Einkommensteuer-Vorauszahlung ab. Der Kunde führt diesen Betrag ans Finanzamt ab, nicht du. An Privatkunden gibt es keinen Einbehalt.

Der allgemeine Einbehaltssatz liegt bei 15 Prozent. Neu angemeldete Freiberufler dürfen im Anmeldejahr und in den beiden folgenden Jahren 7 Prozent ansetzen, müssen das dem Kunden aber vorab schriftlich mitteilen. Ob und in welcher Höhe ein Einbehalt anfällt, hängt von der Art der Tätigkeit ab: Er betrifft vor allem freiberufliche (profesional) Tätigkeiten, manche gewerblichen kennen keinen Einbehalt. Das ist im Einzelfall zu prüfen.

Ein Beispiel macht das Zusammenspiel von Mehrwertsteuer und Einbehalt deutlich. Ein freiberuflicher Texter stellt einem Unternehmen 1.000 Euro netto in Rechnung. Darauf kommen 21 Prozent Mehrwertsteuer, also 210 Euro, und davon abgezogen werden 15 Prozent Einkommensteuer-Einbehalt, also 150 Euro. Auf der Rechnung steht damit eine Bemessungsgrundlage von 1.000 Euro, plus 210 Euro Mehrwertsteuer, minus 150 Euro Einbehalt, ergibt einen zu zahlenden Betrag von 1.060 Euro. Die 210 Euro Mehrwertsteuer führt der Texter später ans Finanzamt ab, die 150 Euro Einbehalt übernimmt der Kunde.

Rechnung an Kunden in der EU (reverse charge)

Wer aus Spanien an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land abrechnet, etwa an einen Kunden in Deutschland, stellt die Rechnung in der Regel ohne spanische Mehrwertsteuer aus. Die Steuer schuldet dann der Empfänger in seinem Land, das ist die Steuerschuldnerschaft des Empfängers (inversión del sujeto pasivo), bekannt als reverse charge.

Voraussetzung ist, dass beide Seiten im Register innergemeinschaftlicher Marktteilnehmer (Registro de Operadores Intracomunitarios, ROI) eingetragen sind. Die Eintragung beantragst du über den Modelo 036. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden prüfst du im EU-Prüfsystem VIES. Auf der Rechnung vermerkst du den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers. Diese Umsätze meldest du zusätzlich über den Modelo 349, dessen Details zur Quartalsmeldung gehören und hier nur genannt sind.

Verifactu: manipulationssichere Rechnungssysteme

Verifactu ist die Pflicht zu manipulationssicheren Rechnungssystemen (RD 1007/2023). Wer Software, eine Kasse oder ein Warenwirtschaftssystem zum Rechnungschreiben nutzt, muss künftig ein System verwenden, das Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar speichert. Hier sind zwei Fristen sauber zu trennen, was in vielen Quellen durcheinandergeht.

Die Hersteller von Rechnungssoftware mussten ihre Programme bis zum 29. Juli 2025 anpassen. Konforme Software ist also seit 2025 am Markt. Die Pflicht für die Nutzer greift später und wurde durch das Real Decreto-ley 15/2025 um ein Jahr verschoben: Gesellschaften, die der Körperschaftsteuer unterliegen, sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, alle übrigen Steuerpflichtigen wie Selbstständige ab dem 1. Juli 2027. Diese Daten stehen zum Recherchestand 2026 fest, wurden aber schon mehrfach verschoben. Vor dem Kauf einer Software lohnt der Blick auf die aktuelle Frist des Finanzamts.

Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen

Davon zu unterscheiden ist die geplante Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen (factura electrónica B2B). Sie geht auf das Gesetz Crea y Crece (Ley 18/2022) zurück und wurde durch das RD 238/2026 ausgestaltet. Die folgende Tabelle stellt beide Pflichten gegenüber, weil sie oft verwechselt werden.

Die B2B-Pflicht ist 2026 noch nicht scharf. Sie greift erst, wenn die staatliche öffentliche Rechnungslösung per Ministerialverordnung in Kraft tritt. Ab diesem noch offenen Zeitpunkt haben Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Umsatz 12 Monate Zeit, alle übrigen 24 Monate. Ein festes Kalenderdatum gibt es noch nicht.

Frist zur Ausstellung und Aufbewahrung

Rechnungen musst du vier Jahre aufbewahren, entsprechend der steuerlichen Verjährung. Bei Investitionsgütern kann die Frist länger sein. Die Aufbewahrung kann elektronisch erfolgen, das Finanzamt muss aber jederzeit lesbaren Zugriff erhalten. Wer Rechnungen mit einer Software erstellt, erfüllt diese Aufbewahrung in der Regel automatisch mit.

Software oder Gestoría?

Für die laufende Rechnungsstellung gibt es zwei gängige Wege. Entweder du nutzt eine zertifizierte Rechnungssoftware, die die Pflichtangaben automatisch setzt und ab 2027 Verifactu-konform sein muss, oder du lässt Rechnungsstellung und Buchhaltung von einem Verwaltungsdienstleister erledigen. Für viele Selbstständige ist eine Kombination sinnvoll: selbst schreiben mit konformer Software, Steuererklärungen über den Dienstleister.

Welche Dienstleister es gibt und was sie kosten, vergleicht der Artikel zu den Dienstleistern rund um die Firmengründung. Wer eine SL führt, findet die weiteren laufenden Pflichten im Artikel zur Körperschaftsteuer und Buchhaltung der SL, weitere Steuerthemen rund um die Selbstständigkeit bündelt der Ratgeber Steuern. Eine steuerliche Beratung oder einen Verwaltungsdienstleister findest du im Verzeichnis und kannst mehrere Anbieter vergleichen.

FAQ

Was muss eine spanische Rechnung enthalten?

Eine vollständige Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, das Datum, Name, Steuernummer und Anschrift von Aussteller und Empfänger, eine Leistungsbeschreibung, die Bemessungsgrundlage sowie den getrennt ausgewiesenen Mehrwertsteuersatz und -betrag. Bei Bedarf kommt ein Hinweis auf eine Befreiung oder ein Sonderregime hinzu.

Wann darf ich eine vereinfachte Rechnung ausstellen?

Generell bis 400 Euro inklusive Mehrwertsteuer, in bestimmten Branchen wie Einzelhandel oder Gastronomie bis 3.000 Euro. Wer als Empfänger die Vorsteuer abziehen will, sollte aber eine vollständige Rechnung mit seinen Daten verlangen.

Muss ich IRPF auf meiner Rechnung einbehalten?

Nur, wenn du eine freiberufliche Leistung an einen Unternehmer oder Selbstständigen abrechnest, nie bei Privatkunden. Der allgemeine Satz ist 15 Prozent, neu angemeldete Freiberufler dürfen im Anmeldejahr und den beiden Folgejahren 7 Prozent ansetzen. Ob ein Einbehalt anfällt, hängt von der Tätigkeit ab.

Wie schreibe ich eine Rechnung an einen Kunden in Deutschland?

In der Regel ohne spanische Mehrwertsteuer, weil der Kunde die Steuer in seinem Land schuldet (reverse charge). Voraussetzung ist die Eintragung beider Seiten im Register innergemeinschaftlicher Marktteilnehmer (ROI) und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die du im VIES prüfst. Auf der Rechnung vermerkst du die Steuerschuldnerschaft des Empfängers.

Was ist Verifactu und ab wann gilt es?

Verifactu ist die Pflicht zu manipulationssicherer Rechnungssoftware. Die Hersteller mussten ihre Programme bis Juli 2025 anpassen. Für die Nutzer gilt die Pflicht später: Gesellschaften ab dem 1. Januar 2027, übrige Steuerpflichtige ab dem 1. Juli 2027 (Stand 2026, kann sich verschieben).

Ist die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen schon Pflicht?

Nein. Die Pflicht ist beschlossen, aber 2026 noch nicht scharf. Sie startet erst, wenn die staatliche Rechnungslösung per Verordnung in Kraft tritt. Ab dann gelten 12 Monate für Unternehmen über 8 Millionen Euro Umsatz und 24 Monate für die übrigen. Ein festes Datum gibt es noch nicht.

Quellen

• Boletín Oficial del Estado (BOE): RD 1619/2012 (Reglamento de Facturación) zu Pflichtangaben, vereinfachter Rechnung und Fristen.
• Agencia Tributaria (AEAT): Mehrwertsteuersätze und EU-Prüfsystem VIES für innergemeinschaftliche Leistungen.
• AEAT: Verifactu und die Verschiebung der Fristen (RDL 15/2025).
• BOE: RD 238/2026 und Ley 18/2022 (Crea y Crece) zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen.

Zuletzt aktualisiert: 18.06.2026

Keine Steuerberatung - Einzelfall prüfen lassen. Mehrwertsteuersätze, Einbehaltssätze und besonders die Fristen für Verifactu und die elektronische Rechnung ändern sich aktiv. Die Angaben entsprechen dem Recherchestand 2026. Prüfe vor dem Kauf einer Software die aktuelle Frist des Finanzamts und lass die Anwendbarkeit auf deine Tätigkeit von einer steuerlichen Beratung prüfen.